Bijlagen bij HHR

______________________________________________________________________________________________________________
De bijlagen zijn bedoeld als aanvullende informatie op de regels
van het
Huishoudelijk Reglement van de VTV De Flevotuin.
Almere, Maart 2025

Inhoudsopgave
Titel Pagina
Bijlage 1 Taken en bevoegdheden ALV
Bijlage 2 Procedure stemmen bij volmacht
Bijlage 3 Taken en bevoegdheden bestuurders
Bijlage 4 Leden administrateur
Bijlage 5 Complex coordinator
Bijlage 6 Tuincommissie
Bijlage 7 Procedure aanmeldingen
Bijlage 8 Informatie facturen
Bijlage 9 Procedure facturering
Bijlage 10 Beroepscommissie
Bijlage 11 Klachtenprocedure
Bijlage 12 Proces tuinschouwen
Bijlage 13 Stappenplan waarschuwingen
Bijlage 14 Aardappelteelt
Bijlage 14 Bouwvergunningen
Bijlage 15 Milieuvriendelijk bestrijden van ongewenste planten en dieren
Bijlage 16 Houden van kippen
Bijlage 17 Houden van duiven
Bijlage 18 Houden van kwartels
Bijlage 19 Huisvesting dieren
Bijlage 20 Dierenwelzijn en verzorging

Bijlage 1

Taken en bevoegdheden Algemene Ledenvergadering (ALV.)

De ALV is de hoogste instantie van de vereniging. Ze komen minstens 1x per jaar samen. In
de ALV worden beheer van financiën en vertegenwoordiging van de VTV De Flevotuin
gedelegeerd aan het bestuur.

Taken en bevoegdheden van ALV;

Wijzigen van Statuten.
Wijzigen van HHR.
Benoemen en afzetten van bestuurders.
In geval van ontstentenis van gehele bestuur zo snel mogelijk een nieuw bestuur
aanwijzen tot de eerstkomende verkiezingen.
Dechargeren van bestuurders, d.w.z. het ontslag van bestuurders tegenover leden
die mogelijke schade hebben ondervonden door het handelen van de bestuurder en
daar onder heeft geleden of nog kan lijden.
Goedkeuring van de begroting en jaarrekening.
Het uitsluiten van een lid.
Wijzigingen in taken en bevoegdheden van bestuurders worden door het zittende
bestuur aan de ALV ter goedkeuring voorgelegd.

Procedure staat vermeld in het HHR-artikel 3
Kascommissie

De in artikel 11 lid 3 der statuten genoemde kascommissie bestaat uit tenminste
2 personen. Op elke ALV treedt één lid af, zonder direct te kunnen worden
herbenoemd.
Leden van de kascommissie mogen geen deel uitmaken van het bestuur.

Bijlage 2

Stemmen bij volmacht

Procedure

Alleen, niet geschorste, leden zijn stemgerechtigd.
Per stemgerechtigde zijn maximaal twee volmachten toegestaan. Volgens artikel
13.4 van de Statuten.
Een volmacht kan alleen gegeven door een stemgerechtigd lid aan een ander
stemgerechtigd lid van de vereniging.
Een formulier VOLMACHT is verkrijgbaar in de 1e week na de uitnodiging van de
ALV bij de secretaris secretaris@flevotuin.nl
Het lid wat de volmacht geeft, vult de volmacht in en geeft duidelijk aan wat gewenst
is; algemene- of doelvolmacht.
48 uur voor de ALV dient de VOLMACHT ingeleverd te zijn bij de secretaris.
De secretaris controleert de opgegeven gegevens van volmachtgever en – nemer.
Het lid dat de volmacht krijgt, neemt het, door beide leden getekende, formulier mee
naar de ALV en meldt de volmacht bij de secretaris.
De secretaris registreert de volmacht in de notulen.

Bijlage 3

Taken en bevoegdheden van bestuurders;

Op grond van artikel 2:44 van het Burgerlijk Wetboek is het bestuur belast met het besturen
van de vereniging. Dit houdt volgens de rechtspraak het volgende in:

“Besturen omvat het leiden van de dagelijkse gang van zaken binnen de vereniging, het
ervoor zorgdragen dat het statutaire doel van de vereniging wordt gerealiseerd en andere
handelingen die zich met dat doel verhouden.”
In de praktijk komt het erop neer dat het bestuur alles doet wat nodig is om de vereniging te
laten functioneren. Hieronder valt onder meer zorgdragen voor de deelname aan het
maatschappelijk verkeer en het financiële beheer van de vereniging.
Dat betekent dat het bestuur geen handelingen mag verrichten die de vereniging (kunnen)
schaden of die niets met het functioneren van de vereniging te maken hebben.

Alles wat het bestuur doet, dient in het belang van de vereniging te zijn. De Statuten kunnen
de invulling van deze doelstelling nader bepalen, maar voor een groot deel ligt de
verantwoordelijkheid daarvoor bij het bestuur zelf. Het bestuur zal bijvoorbeeld een
toekomstvisie moeten ontwikkelen voor de Volkstuinvereniging “De Flevotuin”.

Het bestuur is verplicht vergaderingen, overleggen, correspondentie schriftelijk vast
te leggen en opslaan. (Archivering)
De verplichting dat het bestuur verantwoord, gewetensvol, loyaal en bewust moet
handelen naar de regels van de wetgeving, de Statuten en het HHR.
Het bestuur/ de vereniging is niet aansprakelijk voor diefstal uit een tuin.

De regeling voor tegenstrijdig belang.
Een bestuurslid mag niet deelnemen aan de vergadering en de besluitvorming over een
bepaald onderwerp als hij daarbij een direct of indirect persoonlijk belang heeft dat
tegenstrijdig is met het belang van de vereniging. De medebestuurders mogen wel
deelnemen aan de vergadering en besluiten nemen over dit onderwerp.
De regeling ontstentenis en belet.
Ontstentenis en belet. d.w.z. afwezigheid van bestuursleden. Bestuurder is niet langer in
functie door uiteenlopende redenen. Zittend bestuur kan mensen aanwijzen die taken van
afwezige bestuurder overnemen tot de komende ALV.
Voorzitter → vicevoorzitter.
Penningmeester → 2e penningmeester
Secretaris → 2e secretaris
Ledenadministratie → 2e ledenadministrateur.

Het dagelijks bestuur bestaat uit;
– Voorzitter
– Secretaris
– Penningmeester
Taakomschrijvingen bestuursleden;
Voorzitter
Doel van de functie;
De voorzitter van de VTV De Flevotuin ziet toe dat het voortbestaan van de vereniging niet
wordt bedreigd. Hiertoe initieert de voorzitter de benodigde maatregelen.
De voorzitter wordt door de Algemene Leden Vergadering in functie gekozen.
Bevoegdheden;

Lid van het dagelijks bestuur

Gezamenlijk met de secretaris, uitschrijven van vergaderingen, vaststellen van de
agenda en het accorderen van de notulen.
Zorgen voor een goed verloop van de vergaderingen.
Controleren of afspraken worden uitgevoerd binnen het tijdspad wat gesteld is.

Taken;
De voorzitter heeft de volgende hoofdtaken:
1. Leiden van de ALV (statuten 13 lid 2), bestuursvergaderingen,
tuincommissievergaderingen en diverse andere vergaderingen binnen de vereniging.
2. Voeren van overleg met de gemeentelijke instanties, andere tuinverenigingen en met
diverse andere externe instanties over verenigingszaken.
3. Zorgen voor samenhang binnen de vereniging.
4. Toezien op naleving van Statuten en reglementen.

Van de voorzitter wordt verwacht dat hij/zij:
1. Communicatief sterk is in woord en geschrift.
2. Beschikt over leidinggevende capaciteiten.
3. Gedegen kennis heeft van Statuten en reglementen.

Penningmeester
Doel van de functie;
De penningmeester van de VTV De Flevotuin beheert de financiële administratie en ziet
erop toe dat het financiële voortbestaan van de vereniging niet wordt bedreigd. De
penningmeester wordt door de Algemene Leden Vergadering in functie gekozen.
Taken en bevoegdheden;
De penningmeester heeft de volgende hoofdtaken:

Lid van het dagelijks bestuur.
2. Het namens de vereniging incasseren van vorderingen op leden en adverteerders.
3. Het voeren van de financiële administratie.
4. Opstellen van de jaarrekening en de begroting en deze; –
Presenteren in bestuursvergaderingen en de Algemene Ledenvergadering.
5. Toelichting geeft aan de kascommissie
6. Het adequaat beheren van de kasgelden door middel van het rentedragend uitzetten
bij bankinstellingen.
7. Het op correcte wijze betalen van diverse facturen over de vereniging.
8. Aanmanen van wanbetalers en overzichten presenteren in de tuincommissie- en
bestuursvergaderingen.
9. Voeren van overleg met de gemeentelijke instanties, andere tuinverenigingen en met
diverse andere externe instanties over verenigingszaken.
10. Toezien op naleving van statuten en reglementen
Van de penningmeester wordt verwacht dat hij/zij:
1. Ruime ervaring heeft in het voeren van de financiële administratie.
2. Beschikt over cijfermatig inzicht.
3. Accuraat en betrouwbaar is.
4. Gedegen kennis heeft van Statuten en reglementen

Secretaris
Doel van de functie;
De secretaris van de VTV De Flevotuin is namens de vereniging het eerste aanspreekpunt
voor derden. De secretaris draagt zorg voor verslaglegging, postverwerking en afhandeling
en archivering.
Tevens onderhoudt de secretaris reglementen, procedures, formulieren, etc.
De secretaris wordt door de ALV in functie gekozen.
Bevoegdheden;

In rechte vertegenwoordigen van de vereniging.
2. Correspondentie namens de vereniging.
3. Gezamenlijk met de voorzitter, uitschrijven van vergaderingen, vaststellen van de
agenda en het accorderen van de notulen.
4. Uitschrijven van ontzettingen/ beëindigen lidmaatschap volgens (dagelijks)
bestuursbesluiten.
Hoofdtaken;
1. Lid van het dagelijks bestuur
2. Notuleren van de ALV (stat. 13-3), de bestuursvergaderingen (stat 8-2), de
tuincommissie vergaderingen en eventueel de diverse andere vergaderingen binnen
de vereniging.
3. Verwerken en registreren en toewijzen van de binnenkomende en uitgaande post.
4. Afhandelen post, met uitzondering van de ledenadministratie.
5. Archiveren van archiefstukken zoals notulen, brieven, contracten, etc.
6. Onderhouden van Statuten, reglementen, procedures, formulieren, etc.
7. Met andere bestuursleden voeren van overleg met de gemeentelijke instanties,
andere tuinverenigingen en met andere instanties aangaande verenigingszaken.
8. Toezien op naleving van Statuten en reglementen
Functie-eisen;
De secretaris voldoet aan de volgende functie-eisen:
1. Communicatief sterk in geschrifte en woord.
2. Leidinggevende capaciteiten.
3. Accuraat.
4. Gedegen kennis van statuten en reglementen.
5. Punctueel en zorgvuldig.

Bijlage 4
Ledenadministrateur.
Doel van de functie;
De ledenadministrateur van de VTV De Flevotuin verzorgt de administratie over het
ledenbestand op een zodanige wijze dat dit volledig, actueel en betrouwbaar is. De
ledenadministrateur wordt door de ALV in functie gekozen.
Bevoegdheden;

1. Uitschrijven van contracten (nieuw en mutaties) met de leden.
2. Voeren correspondentie over het lidmaatschap, contracten, etc. met de leden.
Hoofdtaken;
1. Het invoeren en verwerken van inschrijvingen van nieuwe leden.
2. Het invoeren en verwerken van opzegformulieren van leden en opzegging
lidmaatschap vanuit het bestuur.
3. Het aanmaken en versturen van (credit) facturen in overleg met de penningmeester.
4. Uitschrijven en verzenden van contracten (nieuw en mutaties)
5. Doorsturen van aanmeldingen naar TC-ers
6. Het aanpassen van basisgegevens in de ledenadministratie naar aanleiding van
genomen tariefbesluiten van de ALV.
7. Bijhouden van ledenlijsten per tuin-complex en deze ten minste 1x per jaar
verspreiden en toelichten naar de diverse TC-ers en de bestuursleden.
8. Maakt deel uit van het bestuur.
Functie-eisen;
De ledenadministrateur voldoet aan de volgende functie-eisen:
1. Affiniteit met het beheren van een administratie
2. Communicatieve vaardigheden
3. Punctueel
4. Accuraat
5. Betrouwbaar
6. Kennis van geautomatiseerd administratiesysteem

Bijlage 5
Complexcoördinator.
Doel van de functie;
De complexcoördinator (CC) van de VTV De Flevotuin ziet erop toe dat het voortbestaan
van de vereniging niet wordt bedreigd door misstanden, zoals achterstallig onderhoud, op de
complexen.
De complexcoördinator ziet toe op naleving van statuten, reglementen en bestuursbesluiten
voor zover deze de complexen betreffen. De complexcoördinator is de verbindende schakel
tussen bestuur en tuincommissieleden.
Bevoegdheden

Uitschrijven 3e waarschuwing bij verwaarlozing tuin en/of dier.
Toegang op de tuinen in overleg met over leden, dit alleen ter controle op naleving
van de reglementen.
Uitschrijven bouwvergunning, dit in samenspraak met de ledenadministrateur en
communiceren met de TC.

Hoofdtaken
1. Toezien op naleving van statuten en reglementen en bestuursbesluiten,
2. Contactpersoon bestuur voor de tuincommissieleden,
3. Coördinator tuinschouw,
4. Coördinator bouwvergunningen,
5. Coördinator procedures bij tuinverwaarlozing,

Functie-eisen
De complex-coördinator voldoet aan de volgende functie-eisen:
1. Zeer goede mondelinge communicatieve eigenschappen
2. Accuraat
3. Betrouwbaar
4. Eenduidig
5. Punctueel

Bijlage 6
Tuincommissie
Doel van de functie;

De tuincommissie (TC) ziet erop toe dat het complex en de daarbij behorende
individuele tuinen naar behoren worden onderhouden en beheerd. De richtlijn
hiervoor is vastgelegd in het HHR en kan worden aangevuld dan gespecificeerd met
bestuursbesluiten.
Per complex is minimaal één persoon als TC aangesteld.
De TC is de schakel tussen het bestuur en de leden. Hij/zij zal daartoe op
TC-vergaderingen de vragen en wensen van de leden bespreken met het bestuur.
De TC kan, bij problemen of onduidelijkheden advies vragen aan de CC.
De CC kan op zijn/haar beurt verder advies inwinnen bij andere bestuursleden
wanneer problemen of onduidelijkheden op het complex niet op te lossen is.
Bevoegdheden;
Om controle op het HHR uit te kunnen voeren heeft de TC de bevoegdheid om in overleg
met de leden de individuele tuinen te betreden,
De TC controleert op;
1. Onderhoud van de tuin, geeft waar nodig waarschuwingen aan tuinders.
2. Kwaliteit van de opstallen, bouwvergunningen,
3. Welzijn van dieren, en eventuele ziektebeelden.
4. Gebruik van bestrijdingsmiddelen,
5. Het bestuur verzoeken om leden die door ziekte of andere omstandigheden hun
tuindienst niet kunnen doen hiervoor vrijstelling te verlenen.
6. Tijdens de tuindienst ledenverzoeken werkzaamheden uit te voeren,
7. Ongewenste bezoekers van het complex te sturen,
8. In overleg met de leden een extra tuindienst te organiseren.
9. De mogelijkheid creëren voor leden die niet bij de geplande tuindiensten kunnen zijn
vervangende tuindienst uit te voeren.
Verplichtingen van TC
De TC zijn een verlengstuk van het bestuur, maar hebben niet het recht om zelfstandig
namens de vereniging te spreken.
In het geval van meerdere TC op één tuincomplex zijn de door deze TC uit te voeren taken
onderling duidelijk schriftelijk verdeeld.
Onderlinge communicatie draagt ertoe bij dat je als team naar buiten treedt.
Verplicht de TC-vergaderingen bij te wonen, buiten vakantie, ziekte of bijzondere
gebeurtenissen. Als er meerdere TC op één complex zijn is roulatie of een vaste
vertegenwoordiging toegestaan.
Taken;
De taken zijn onder te verdelen in;
1. Algemene taken,
2. Administratieve taken,
3. Beheer taken.

Algemene taken;

Erop toezien dat het complex en de daarbij behorende individuele tuinen naar
behoren worden onderhouden en beheerd. De richtlijn hiervoor is vastgelegd in het
HHR en kan worden aangevuld dan wel gespecificeerd met bestuursbesluiten.
Stimuleren van een goede sfeer op het complex. Eventuele geschillen tussen leden
worden vreedzaam opgelost. Wanneer dit niet mogelijk blijkt, direct het de CC
waarschuwen.
Begeleiden en coördineren van tuindiensten t.b.v. onderhoud complex en lege
tuinen.
Dienen als vraagbaak voor leden met betrekking tot de gang van zaken binnen de
vereniging en voor vragen op tuingebied.

Administratieve taken;

Voordragen leden aan de ledenadministratie middels formulier “Contract
lidmaatschap”.
Het formulier digitaal ingevuld aanleveren bij de ledenadministratie bevat;
Personalia van de nieuwe tuinder, Tuinnummer en Complex waar tuinder gaat
tuinieren.
Vragen beantwoorden van (aspirant) leden en deze indien nodig doorverwijzen naar
het bestuur.
Begeleiding bouwaanvragen, tuinmutaties in-en uitschrijvingen.
Bijhouden van een complexmap,
Bij tuin- of dierverwaarlozing het betreffende lid een 1e mondelinge waarschuwing te
geven en deze schriftelijk (mail) bevestigen.
Bijhouden van administratie tuindiensten en deze na de laatste tuindienst in
november over te dragen aan de ledenadministratie.
Schriftelijke communicatie met de tuinders vastleggen.

Beheer taken;

Beheer complexkas
Uitvoeren van tuinschouw op eigen complex
Controle uitoefenen op opstallen naar;
– Kwaliteit en voldoen aan eisen gesteld in het HHR.
Zorg dragen voor goede staat van de waterpompen, gemeenschappelijke
onderkomens en gereedschap. Als eventuele problemen niet zelf opgelost kunnen
worden die een financiële investering vergen het bestuur in kennis stellen.
Toezien op het onderhoud uit te voeren door de verhuurder (= gemeente Almere)
Bij verzaken van de plichten verhuurder(gemeente) melding maken bij het bestuur.

Functie-eisen;

Goede sociale en contactuele eigenschappen,
Betrouwbaar,
Sociale uitstraling,
Kunnen omgaan met verschillende culturen,
Punctueel
Technische kennis,
Betrokkenheid met het complex
Basiskennis Statuten en reglementen,

Bijlage 7

Aanmelding/inschrijving van leden
Een persoon die lid wenst te worden van de vereniging meldt zich schriftelijk (mail) aan bij
de TC van het tuincomplex, waar hij/zij wenst te tuinieren.
In geval van een wachtlijst voor het complex informeert de TC de betreffende persoon over
de wachtlijst en de wachttijd.
Als er tuinen beschikbaar zijn wordt de eerst wachtende geïnformeerd om te komen kijken
naar de tuin.
Bij inschrijving wordt een formulier contract lidmaatschap ingevuld.
De TC stuurt een kopie van het formulier contract lidmaatschap naar de ledenadministratie.
Ledenadministratie verwerkt gegevens in ledenbestand en stuurt een factuur.
Na betalen van factuur informeert de penningmeester de TC dat de factuur is voldaan en
krijgt een nieuw lid de sleutel van het toegangshek en kan gaan tuinieren.

Bijlage 8
Informatie facturen:

Financiële verplichtingen van leden.

Leden van de vereniging ontvangen jaarlijks in januari een factuur.
Hoofdtuinders betalen contributie en tuinhuur.
Medetuinders betalen contributie.
Verenigingsleden betalen alleen contributie.

Nieuwe leden betalen naast de contributie en tuinhuur éénmalig nog de volgende
componenten:

Pompbijdrage
Borg tuinonderhoud
Borg tuindiensten
Administratiekosten
Medetuinders betalen contributie en borgen voor drie tuindiensten. Bij de Disteltuin
en Poldertuin betalen medetuinders alleen contributie.

De contributie wordt op basis van een heel boekjaar in rekening gebracht, met uitzondering
van lidmaatschapsinschrijvingen gedaan op of na 1 oktober van het lopende boekjaar.
Voor deze inschrijvingen wordt geen contributie in rekening gebracht.

De tuinhuur wordt per 1e van de komende maand in rekening gebracht. Hoofdtuinders die
een tuin huren na 1 oktober van het lopende boekjaar betalen alleen de borg en
administratiekosten.

Bijlage 9

Procedure facturering

De betalingstermijn voor de factuur is twee weken na de factuurdatum.
Na het verlopen van de betalingstermijn van de factuur wordt bij niet betalen een
herinnering gestuurd.
De betalingstermijn van de herinnering is twee weken na de datum van de
herinnering.
Na het verlopen van de betalingstermijn van de herinnering wordt bij niet betalen een
aanmaning gestuurd. De betalingstermijn van de aanmaning is twee weken na de
datum van de aanmaning.
De aanmaning gaat gepaard met administratiekosten. De hoogte daarvan wordt
jaarlijks op voordracht van het bestuur vastgesteld door de ALV, gepubliceerd in de
ALV documentatie en op de website van de vereniging.
Na het verlopen van de betalingstermijn van de aanmaning bij niet betalen dient de
penningmeester een verzoek tot opzegging van het lidmaatschap in bij het bestuur.
Deze opzegging wordt schriftelijk door het bestuur aan het lid medegedeeld door
middel van een e-mail en een aangetekende brief.

Flow gespreide betaling

Lid geeft bij TC (of ledenadministratie of ergens anders) aan dat deze gebruik wil
maken van gespreide betaling.
Ledenadministratie wordt op de hoogte gesteld van dit verzoek.
Ledenadministratie kijkt naar het te betalen bedrag en geeft bij lid aan wat de
mogelijkheden zijn met een cc naar de penningmeester zodat die op de hoogte is
van de komende gespreide betalingsregeling.
Minimale betaling is 50 euro per keer, maximaal 4 betaaltermijnen.
Lid geeft aan wat de voorkeur is.
Ledenadministratie stuurt een ingevuld formulier “betalingsregeling” naar het lid.
Lid stuurt dit formulier getekend terug.
Ledenadministratie verwerkt dit document in e-captain en meldt zowel bij lid als bij
penningmeester als bij tuincommissaris wat de afspraak is geworden.
Bij gespreide betaling voor een nieuw lid geldt dat na eerste betaling
de ledenadministratie aan het lid en de tuincommissaris meldt dat begonnen kan
worden met tuinieren en welke termijnen nog openstaan.
Bij gespreide betaling van de jaarfactuur wordt hetzelfde formulier ingevuld en
verwerkt, echter wordt geen mail gestuurd naar het lid rondom de betaling.

Bijlage 10

Beroepscommissie.

Wanneer en hoe kunt u een beroep doen op de beroepscommissie.
Op basis van de onderliggende feiten en omstandigheden waardoor opzegging van het
lidmaatschap of royement (ontzetting) noodzakelijk is, neemt het bestuur een besluit.

Het bestuursbesluit tot opzegging van het lidmaatschap of royement (ontzetting)
wordt door middel van een aangetekende brief, een brief via de gewone post en per
email aan het betreffende tuinlid meegedeeld. In het besluit wordt de reden
aangegeven waarom tot opzegging van het lidmaatschap of ontzetting (royement) is
overgegaan.
Het lid kan gedurende 1 maand na de dagtekening van het genomen bestuursbesluit
schriftelijk bezwaar maken tegen het genomen bestuursbesluit.
Het bezwaar dient te worden opgenomen in een bezwaarschrift toegelicht met
redenen en /of argumenten.
Het bezwaarschrift dient te worden verstuurd naar het e-mailadres:
secretaris@flevotuin.nl.

Randvoorwaarden;

Het bestuur bevestigt via een E-mail of per post de ontvangst van het bezwaarschrift
aan het betreffende lid.
Voordat het lid in bezwaar gaat, dient het lid de eigen sleutel van het toegangshek,
en die van de medetuinder, in te leveren, eerder wordt het bezwaar niet in
behandeling genomen. Als het bezwaar wordt toegekend krijgt het lid de sleutel weer
terug.
In geval het betreffende tuinlid dieren houdt op zijn tuin zullen hiervoor door het
bestuur in samenwerking met de tuincommissaris van het tuincomplex waar het
betreffende tuinlid zijn tuin houdt, passende maatregelen worden genomen.
Het beroepschrift dient met vermelding van argumenten en redenen voor het beroep
binnen een maand na de dagtekening van de afwijzing van het bezwaarschrift via
E-mail bij de voorzitter van de Beroepscommissie te zijn ingediend.
Het besluit van de Beroepscommissie is voor alle partijen bindend.

Samenstelling van de beroepscommissie.
Om de Beroepscommissie breed draagvlak binnen de vereniging te geven, worden van de 8
complexen 8 leden (van elk complex 1) gevraagd zich aan te melden met een voor deze rol
relevante motivatie.

Hoe wordt de objectiviteit gewaarborgd.

De Beroepscommissie komt in wisselende samenstelling bijeen en kiest uit haar
midden een voorzitter en regelt zelf haar werkzaamheden.
Het beroepscommissielid van het betreffende complex is in het geheel niet betrokken
bij de casus en het proces. Resultaat 7 commissie leden (oneven aantal).
De zeven beroepscommissieleden selecteren drie commissieleden door middel van
loting welke de casus gaan behandelen.
De commissievoorzitter ziet erop toe dat alle ontvangen beroepschriften,
klaagschriften en andere belangrijke relevante stukken tijdig van tevoren aan de
leden en van de commissie worden toegestuurd.
De geselecteerde leden (3) voeren het proces en komen via hoor en wederhoor van
beide partijen, het verzamelen en inwinnen van (externe) relevante informatie, tot
besluitvorming welke bindend is voor de betrokkenen in de betreffende casus.
De commissie kan zich door externe deskundigen laten bijstaan.
De Beroepscommissie doet uitspraak over de haar voorgelegde kwestie(s) en kan
desgewenst aanbevelingen doen over verbetering van de procedure die gevolgd is.

Verslaglegging
Uitspraken van de Beroepscommissie zijn gemotiveerd en bevatten de gronden waarop zij
berusten. Verslaglegging van de bevindingen geven inzicht in het procesverloop en
uiteindelijke besluitvorming.

Profiel
Van de kandidaten wordt verwacht dat zij;

Kennis hebben van de geledingen van de vereniging en dat zij beschikken over
inlevingsvermogen in de dagelijkse praktijk van een vereniging als deze.
Zich objectief en constructief opstellen en zich niet laten leiden door emoties.
Weloverwogen kunnen samenwerken om tot een zorgvuldige afweging en gedegen
besluitvorming te komen.
Affiniteit hebben met het gezamenlijk en objectief oplossen van geschillen.
Zich inzetten om alle informatie met verschillende belangen zorgvuldig te wegen.
Werk gerelateerde kennis en ervaring hebben met vergelijkbare processen is een
pre.

Bijlage 11

Klachtenprocedure
Volkstuinvereniging “De Flevotuin”

Melding en registratie van de klacht.
Bemiddelingstraject
Afspraken
Klacht opgelost/ niet opgelost

Melding en registratie van de klacht.
Lid kan een klacht indienen;
Schriftelijk;
Per email naar info@flevotuin.nl
Mondeling;
Bij een van de bestuursleden. Een samenvatting van de klacht wordt opgeschreven door
betreffend bestuurslid en moet goedgekeurd worden door de klager.
De klager krijgt een bevestiging van ontvangst van de klacht.
Ook is het mogelijk een brief sturen naar postbus 30012, 1303 AA Almere.

Bemiddelingstraject.
Met de betrokken partijen wordt een afspraak gemaakt, met een onafhankelijk bestuurslid en
TC’er van het complex die geen betrokkenheid heeft over de klacht.
Tijdens het gesprek wordt de klacht besproken, beide partijen komen aan het woord.
Van het gesprek wordt een verslag gemaakt en opgestuurd naar alle betrokken partijen.
Het verslag wordt geregistreerd door alle partijen ondertekend.

Vervolgafspraken worden gemaakt
Na 3 weken wordt een vervolgafspraak gemaakt om te kijken hoe de situatie is. Ook hier
wordt verslag van gemaakt en dit wordt geregistreerd.

Klacht opgelost/ niet opgelost
Is de klacht opgelost dan wordt dit als dusdanig opgeslagen in het dossier van beide partijen
in E-Captain. Geen van de partijen kan verder een beroep doen op al ingediende klacht.

Is de klacht niet opgelost dan wordt deze besproken in het bestuur.
Het besluit van het bestuur is bindend voor alle partijen. Niet nakomen van de uitspraak
betekent einde lidmaatschap.

Bijlage 12
Proces Tuinschouwen
1. Tuinschouwen worden gehouden om het onderhoud van het complex te controleren.
2. TC’s en CC’s houden jaarlijks tuinschouwen op een drietal momenten gedurende het
tuinseizoen.
3. De eerste schouw gebeurt rondom de eerste tuindienst, de tweede schouw gebeurt
rondom de derde tuindienst, de derde tuinschouw is rondom de laatste tuindienst.
4. De leden krijgen één week voor de tuinschouw een e-mail of whatsapp-bericht
waarin de schouwdatum vermeld is.
5. Leden dienen te zorgen dat de tuin en dierenverblijven toegankelijk zijn voor TC en
CC. Kunt u tijdens de tuinschouw niet aanwezig zijn kunt u eventuele duplicaten van
sleutels van toegangspoort en dierenverblijf dienen ingeleverd te worden bij de TC.

Tijdens de tuinschouwen wordt gecontroleerd op;

Verzorging van dieren;
1.1. Op de opslag van voer voor dieren (kippen e.d.). Het voer dient knaagdier
bestendig te zijn opgeslagen op de tuin dwz in een betonnen, stalen of
kunststof afgesloten bak opdat ratten en muizen er niet van kunnen eten.
1.2. De kippen, duiven en/of kwartels voldoende verzorgd worden volgens de
regels die in bijlage 18, 19 en 20 zijn omschreven.

2. Kweken van gewassen
2.1. Dat andere tuinders geen hinder ondervinden van de gewassen die men
kweekt.
2.2. Dat andere tuinders geen hinder ondervinden van onkruiden die men niet
weghaalt.

Bij de uitvoering van de tuinschouw worden door de TC en CC de volgende overwegingen
meegenomen:
1. Het weer in een periode van 4 weken voor de schouwdatum;
2. Schoolvakanties.
3. Bijzondere omstandigheden van de tuinder waar de TC over geïnformeerd is.

Bij achterstallig onderhoud en/of andere zaken die niet in orde zijn, worden bevindingen
doorgegeven aan tuinder.
Twee weken na rapportage vindt een controle plaats of verbeteringen zijn uitgevoerd.
Lid wordt uitgenodigd voor een gesprek wanneer er geen verbeteringen zijn uitgevoerd
binnen de gestelde tijd.

Kosten die in rekening worden gebracht wanneer tuinder bij vertrek de tuin niet opruimt; –
– Opruimen €20,- per uur per persoon
– Afvoer van materiaal door 2 personen, tijd wordt doorberekend € 20,- per
persoon per uur en €0,19 per km rijkosten.
– Kosten voor stort bij zeer gemengd afval €50,- per aanhanger.
– Bij extreem veel afval de huur van een container.
– Opslaan van persoonlijke eigendommen €25,- per week.
– Kosten voor speciaal afval (bv asbest) alle bijkomende onkosten.
De ex-tuinder krijgt een factuur over de gemaakte onkosten waarbij de borgen worden
verrekend in de totaalprijs.

Bijlage 13
Stappenplan Waarschuwingen.
Tuin onderhouden? ——- > JA Geen actie nodig
|
Nee
Stap 1:
1ste waarschuwing (mondeling).
Deze wordt via email bevestigd.

Tuin onderhouden? ——-> JA geen actie wel monitoren
|
NEE
Stap 2:
2de waarschuwing (schriftelijk).
Deze wordt via email aan de
Complexcoördinator doorgestuurd.
Uitnodigen voor gesprek.

Tuin onderhouden? ———> JA Geen actie wel monitoren
|
NEE
Stap 3:
3de waarschuwing(schriftelijk)
Door de complexcoördinator.
Kopie naar TC.

Tuin onderhouden? ———> JA Geen actie wel monitoren
|
NEE
Stap 4:
Bestuur besluit het lidmaatschap
op te zeggen en de toegang tot
het complex te weigeren.

Bijlage 14
Aardappelteelt.
Ter voorkoming van aardappelmoeheid, een ziekte die wordt veroorzaakt door aaltjes (voor
aardappels zijn dat Heterodera soorten), mag wettelijk slechts eens in de vier jaar hetzelfde
stuk grond gebruikt worden voor aardappelteelt.
Eenmaal aangetroffen is aardappelmoeheid niet te bestrijden.
Tevens dient de vereniging in het kader van de landelijke bestrijding van de aardappelziekte
welke wordt veroorzaakt door een pseudo-schimmel (genaamd: Phytophthora infestans),
onmiddellijk maatregelen te nemen om verdere Phytophthora besmetting te voorkomen.

Het bestuur van de VTV De Flevotuin zal jaarlijks de adviezen van de Nederlandse Voedsel-
en Warenautoriteit raadplegen voor regels en adviezen betreft plantenziektes die schadelijk
zijn voor mens en dier. De adviezen worden gepubliceerd in de tuinkrant en op de website.

Sinds 11 april 2022 heeft phytophthora na een EU-besluit de RNQP status. Planten hoeven
niet langer uitgeroeid te worden.
– Voor particulieren (tuinders VTV de Flevotuin) betekent dit; –
– Aardappelen en tomaten (en andere kwetsbare planten) het liefst op een zonnige
plek planten. – –
– Aangetaste delen van de plant verwijderen, dus loof van de aardappelen en blad
van de tomaten en verwijderen in gesloten zakken verwijderen met het restafval.
– Komt de phytophthora weer terug dan hele plant verwijderen.

Voorkomen van phytophthora door; –
– Resistente soorten te gebruiken – –
– Wisselteelt toepassen voor kwetsbare gewassen.
– Geadviseerde plantafstand gebruiken.
Om wisselteelt toe te kunnen passen wordt uw gehele tuin standaard in vier gelijke vakken
verdeeld, te meten vanaf uw toegangspoort tot en met de achterkant van uw tuin, dus
inclusief een eventuele kas, schuurtje enz.
Met het formulier afwijkende tuinverdeling kunt u bij uw TC een schriftelijk verzoek indienen
om uw tuin afwijkend in vieren te delen waarbij de oppervlakte van uw opstallen in mindering
wordt gebracht.

Bij het poten van aardappelen zijn alleen gekeurde pootaardappelen met NAK-label
toegestaan. Dit label dient u op verzoek direct te tonen aan uw tuincommissielid, zodat
controle mogelijk is. Vanuit preventieve overwegingen wordt aanbevolen alleen rassen te
gebruiken met een hoge Phytophthora- resistentie en de juiste pootafstanden in acht te
nemen.

Als uw tuincommissielid constateert dat uw aardappels verkeerd staan dus op een niet
aangewezen deel van de tuin of dat u niet kan aantonen dat u goedgekeurd pootgoed
gebruikt dient u uw aardappels binnen 1 week te verwijderen en loopt u het risico om een
teeltverbod te krijgen voor de volgende drie jaar.

Als uw tuincommissielid in uw aardappels of in andere gewassen, (zoals bijvoorbeeld
tomaten) een Phytophthora besmetting constateert, zal dit zo spoedig mogelijk aan u
worden gemeld. U dient uw besmette delen van het gewas binnen 24 uur na deze melding
te verwijderen en af te voeren in afgesloten plastic zakken. Bij het niet nakomen van deze
verplichting loopt u het risico om een teeltverbod te krijgen voor de volgende drie jaar.

Bijlage 15

Stroomdiagram bouwvergunningen
Bepalingen voor opstallen Toestemmingvereisten
______________________________________________________________________________________________________________
Algemeen Niet hoger zijn dan 0,75 meter met Melding bij TC
een tijdelijke overkapping (bijv.
koude bak).
______________________________________________________________________________________________________________

Verplaatsbare kas Van 1 maart t/m 1 november
________________________________________________________________________________________________________________Zonder Hoger dan 0,75 m niet hoger dan 1.50 m Melding bij TC en CC
bouwvergunning, Schriftelijke aanvraag bij de TC
wel meldplicht CC met TC beoordelen of aanvraag
voldoet aan de eisen.
Nadat schriftelijke toestemming is
gegeven mag gestart worden met bouwen
TC’er houdt toezicht uitoefenen van de bouw TC en CC controleren
bouwwerk
Hoofdtuinder is verplicht te melden
aan de TC als bouw klaar is.
Alles gebouwd volgens voorschriften?___________ _Administratieve verwerking
Niet gebouwd volgens voorschriften?_____________ Aanpassen of afbreken
_______________________________________________________________________________________________________________
Met bouwvergunning Hoger dan 1.50 m Grootte opstal Maximaal
10% van perceeloppervlak
Vergunning schriftelijk aanvragen TC en CC
Na schriftelijke toestemming en betalen van TC en CC houden toezicht
factuur kan de bouw beginnen. op de bouw
Hoofdtuinder is verplicht te melden aan de TC
als bouw klaar is. Uiterlijk na 3 maanden
verstrekken bouwvergunning.
Alles gebouwd volgens voorschriften? Administratieve verwerking
Niet gebouwd volgens voorschriften? Aanpassen of afbreken

Bijlage 16

Milieuvriendelijk bestrijden van ongewenste planten en plagen.

Bestrijden ongewenste planten.
Zogenaamde milieuvriendelijke middelen zijn niet toegestaan. Het afdekken met
antiworteldoek en/of plastic ter voorkoming van onkruidgroei is niet toegestaan wegens
microplastic die in de grond terecht komt en schadelijk is voor het bodemleven.

Bestrijden van insecten.
Bij het bestrijden van insecten zijn geen bestrijdingsmiddelen toegestaan, voor de bestrijding
van luizen kan een mengsel van groene zeep en spiritus worden toegepast. Door planten
van hetzelfde soort niet in grote groepen bij elkaar te zetten wordt het risico van een
insectenplaag verminderd maar niet uitgesloten.

Bestrijden van wespen;
Wat je zelf kunt doen;
Een wespenval maken van een petfles. Knip het bovenste stuk van de petfles, druk deze
vervolgens omgekeerd in het onderste deel en vul de fles met een bodempje ranja of
vruchtensap. Wil je de wespen vooral op afstand houden, gebruik dan specifieke geuren om
ze af te schrikken. Zo houden ze bijvoorbeeld helemaal niet van kruidnagels, azijn, koffie, ui
en wierook.
Wat je kunt laten doen;
In overleg met TC een specialist raadplegen.

Bestrijden van ongedierte
Voor het bestrijden van ongedierte wordt geadviseerd om gebruik te maken van
mechanische hulpmiddelen zoals vallen, klemmen en geluidsverschrikkers. Het gebruik van
ratten en muizengif is verboden in Nederland

Bestrijden van slakken
Er zijn diverse manieren om slakken overlast te beperken bijvoorbeeld:

Een ring om het gewas te plaatsen met aan de bovenkant koperplakband,
Opruimen van oud bladmateriaal,
Regelmatig schoffelen,
Gebruik planten met sterke geur zijn nog andere opties.
Een bier val maken
Speciale aaltjes ter bestrijding van slakken.

Bestrijding van onkruiden
In principe moet het niet nodig zijn om onkruid te bestrijden met bestrijdingsmiddelen.
Mechanische methoden zoals schoffelen, spitten, trekken, maaien, etc. zijn hiervoor de
aangewezen methode.

Bestrijden van schimmels
Vooral micro-organismen die het enzym cellulase aanmaken werken goed tegen
Phytophthora. Dit komt omdat cellulase de stof cellulose kan afbreken waar Phytophthora voor
een groot gedeelte uit bestaat. Als er voldoende cellulase producerende micro-organismen
in de grond leven lossen Phytophthora sporen letterlijk op.
Bij de aanwezigheid van Phytophthora het aangetaste blad verwijderen en in gesloten zak
meenemen naar huis en in de restafval container doen. Helpt dit niet dan de gehele plant
verwijderen en afvoeren in gesloten zakken.

Bestrijden van Aaltjes e.d.
Het goed toepassen van vruchtwisseling en/of combinatieteelt kan aaltjes voorkomen.

Bijlage 17
Het houden van kippen;
Inleiding;
De kip is een vogel die veel gehouden wordt, niet alleen voor de productie van vlees en
eieren maar ook als hobbydier. In Nederland is bepaald dat het houden van dieren aan vijf
vrijheden moet voldoen namelijk:
Dieren zijn vrij van honger en dorst. Ze hebben gemakkelijk toegang tot vers water en een
adequaat rantsoen. De dieren zijn vrij;
a. Van ongemak.
b. Van pijn, verwonding en ziekte.
c. Angst en stress.
d. Om normaal gedrag te vertonen

Voeding:
Kippen leven van nature in groepen en zoeken vrijwel de hele dag naar voedsel.
Voeding van een kip bestaat uit pluimvee korrel of –meel als basisvoer, aangevuld met vers
drinkwater (één kip drinkt 250ml water per dag) en groenvoer. (o.a. sla, appel, boerenkool,
wortel, brandnetel, banaan broccoli etc. etc.)
Verwijder aan het einde van de dag de resten overgebleven voer en voorkom schimmel en
rotting.
Tijdens de leg hebben hennen voor de vorming van de eierschaal meer behoefte aan kalk,
deze behoefte kunnen ze opnemen uit grit.

Huisvesting:
Kippen zijn groepsdieren en moeten daarom niet alleen gehouden worden. De minimale
afmetingen en eisen voor de huisvesting zijn:
a. 1,5 m² per dier (betreft een middelgroot ras 0,5 m² nachthok en 1 m² buiten ren)
0,70 m² per dier (betreft een kriel ras 0.25 m² nachthok en 0,5 m² buiten ren)
b. Zorg voor voldoende schaduw en afscherming van hitte en tocht, let op dat er wel
voldoende ventilatie aanwezig is.
c. In het nachthok moeten voldoende zitstokken aanwezig zijn, rechthoekig of ovaal van
vorm variërend van 4/7 cm breed. Plaats stokken op verschillende hoogtes en plekken.
d. Plaats in legnesten in het nachthok voldoende nestmateriaal (stro)
e. Kippen wassen zich graag in zand, de bodem moet dan ook bestaan uit variërend
bodem materiaal (o.a. stro, hennep, zaagsel en zand) geen vogel roosters als
bodembedekking.
Let op dat roofdieren niet in de buurt kunnen komen van uw kippen!

Verzorging:
a. Hygiëne is erg belangrijk.
b. Mestplank moet dagelijks schoongekrabd worden.
c. Eieren dagelijks rapen.
d. Dagelijks schoon vers water en voeding.
e. Verwijder uitwerpselen in het binnen en buitenhok.
f. Schone droge bodembedekking zonder ammoniak lucht.
g. Benader kippen rustig.
h. Controleer regelmatig de nagels en snavel.
i. Neem maatregelen bij strenge vorst.

Ziektes en aandoeningen:
Gezondheidsproblemen bij hobbykippen worden vaak veroorzaakt door parasieten,
inwendige parasieten zoals wormen (denk aan grote en kleine spoelworm, bloedluis, grote
en kleine lintworm, haarworm en coccidiën)
Verschijnselen kunnen zijn:
a. Vermageren, lusteloosheid, bol zitten (opgezette veren) diarree en stoppen van de
eiproductie.
b. Goede hygiëne is belangrijk bij preventie van infecties. Luizen, vlooien en mijten zijn
uitwendige parasieten gekenmerkt door onrust, jeuk en een slecht verenkleed door
krabben en pikken.
c. Bloedluis veroorzaakt bloedarmoede.
d. Middelen om deze parasieten te bestrijden kunt u vinden bij dierenartsen,
dierspeciaalzaken en agrarische winkels. Raadpleeg bij andere gezondheid
problemen zoals ademhalingsproblemen de dierenarts.

Overig:
Kippen houden brengt kosten en zorg met zich mee. U bent zelf verantwoordelijk voor een
diervriendelijk stressvrij leven voor uw dier.
Voor vragen raadpleeg de dierenarts en of dierenambulance.
Op internet en youtube kunt u veel informatie vinden om optimaal voor uw dieren te zorgen.
Wilt u uw kippen herplaatsen neem dan contact op met het vogelasiel in Naarden
Vogelhospitaal Naarden/
Stichting vogelopvangcentrum midden Nederland 035-6945686

Bijlage 18

Het houden van duiven;
De duif wordt in Nederland vaak gehouden als hobbydier, het zijn vrij sterke dieren die met
goede verzorging vrij oud kunnen worden.
Houd deze vogel nooit alleen maar altijd als ‘paartje In Nederland is bepaald dat het houden
van dieren aan vijf vrijheden moet voldoen. De dieren zijn vrij;
a. Van honger en dorst.
b. Van pijn, verwonding en ziekte.
c. Van angst en stress.
d. Om normaal gedrag te vertonen
De dieren hebben gemakkelijk toegang tot vers water en een adequaat rantsoen.

Voeding:
Duiven leven van nature in paren. U kunt uw duif kant en klaar (tortel)duiven voer geven,
hierin zit bijna alles wat ze nodig hebben. Het is aan te raden deze aan te vullen met eivoer,
+/- 10% van het totale dag menu en groenvoer zoals rode bes of vlierbes.
Geef een duif niet meer voer dan hij op kan, zodat hij alle goede voedingsstoffen
binnenkrijgt.
Pas het eten van uw duiven aan voor het broedseizoen begint. In deze periode hebben de
dieren behoefte aan extra eiwit (eivoer en duivenkorrels)
Ook hebben de duiven grit nodig en of kiezel om de zaden te kunnen fijn malen en om hun
kalkbehoefte te kunnen optimaliseren.
Verwijder aan het einde van de dag de resten overgebleven voer en voorkom schimmel en
rotting.
Dagelijks vers drinkwater.

Huisvesting:
Duiven zijn groepsdieren en moeten daarom niet alleen gehouden worden, minimaal met
een paartje. De minimale afmetingen en eisen voor de huisvesting zijn:
Voor één paartje moeten de afmetingen minimaal 90x50x50 zijn, groter is gewenst.
Het nachthok moet vrij zijn van wind, vocht en tocht.
Duiven houden van de zon maar zorg ook voor voldoende schaduw en afscherming van
extreme hitte en tocht, let op dat er wel voldoende ventilatie aanwezig is.
Voldoende (vogel zitstokken), schelpenzand en nestmateriaal op de bodem

Bijlage 19

Houden van kwartels;
Kwartels zijn groepsdieren, en moeten daarom ook niet alleen gehouden worden.
Om kwartels te mogen houden moet het hok per 10 grond kwartels een oppervlakte hebben
van minimaal 5 m². (Bijvoorbeeld 200 x250 cm)
a. Voor grondkwartels moeten verstop plekken worden gecreëerd met bloempotten of
holle boomstronken.
b. Bij het houden van Boomkwartels dient de hoogte 2 meter te zijn en moeten voorzien
zijn van zitplekken als takken en stokken. Met een diameter van 2cm.
c. Hokken en rennen die lager zijn dan 2 meter, moeten wel voorzien zijn van een
dubbeldak om te voorkomen dat de dieren bij het opvliegen zichzelf beschadigen. En
20 cm van de bovenkant dient een zacht kunststof gaas /schuimrubber of
noppenfolie worden gespannen.
d. Zorg ervoor dat het hok droog is en tocht vrij.
e. Bodembedekking voor zowel binnen als buiten is schoon scherpzand, gebruik een
laag van minstens 5 cm.
f. Alternatieve materialen die als bodem bedekking gebruikt kunnen worden zijn :
gehakseld stro, beukenspaanders, hennepstro, koolzaadstro, en houtkrullen.
g. Plaats in dat geval een zandbad van 30×30 cm met een rand van 15cm hoog.

Voor alle vogels geldt;
Zorg voor een goede dierenarts die ook pluimvee in het pakket heeft.

Onderstaande is de dichtst bij zijnde voor Almere.
Dierenarts Gerd Theel, Zwarteweg 12a, 1412 GD Naarden
Telefoon: +31 (0) 35-694 50 73
Dierenarts: Gert Theel

Bijlage 20

Dierenwelzijn en verzorging
a. Als houder van pluimvee ben je verplicht iedere dag voor je dieren te zorgen.
b. Dat is niet alleen eten en drinken maar ook het verzorgen van voor je dieren.
c. Het nachthok dient schoon, vrij van ziekten, en groot genoeg te zijn.
Met voldoende zitplekken voor de maat vogel.
d. Kippen hebben een droge vloer en genoeg ruimte in de ren nodig om te kunnen
scharrelen.
e. Duiven hebben genoeg ruimte nodig om te kunnen vliegen.
f. Genoeg schuilplekken om zich af te kunnen zonderen.
g. Is altijd schoon water beschikbaar.
h. Is dagelijks voedsel beschikbaar.
i. Controleer regelmatig op ziekten.